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Sistema contable para pymes en Costa Rica: qué necesita y cómo empezar sin complicarse

Una pyme en Costa Rica necesita un sistema contable que registre ingresos y gastos desde las facturas electrónicas, arme el IVA mensual del formulario 150 (antes D-104), la renta anual D-101, los reportes y las cuentas por pagar y por cobrar. Journal lo hace sin configurar nada: usted reenvía las facturas electrónicas de Hacienda una vez por correo y el sistema las registra, las categoriza y genera los asientos. Empiece en segundos y vea resultados en segundos, sin un ERP pesado ni un proyecto de implementación.

Probar 30 días gratis · Precios

¿Qué debe hacer un sistema contable para una pyme en Costa Rica?

Debe registrar ingresos y gastos a partir de las facturas electrónicas que Hacienda autoriza, armar el IVA mensual del formulario 150 (antes D-104), la renta anual D-101, los reportes del período y las cuentas por pagar y por cobrar. El Reglamento de Comprobantes Electrónicos obliga a los contribuyentes de las leyes de renta e IVA a emitir esos XML y a almacenarlos por el plazo de prescripción, porque respaldan los asientos. Sin el XML aceptado no hay respaldo; sin el registro no hay contabilidad.

El formulario 150 (IVA01) es la declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado en TRIBU-CR, según el consolidado de declaraciones de Hacienda: recaudado, pagado y saldo por tarifa. El D-101 es la declaración jurada del Impuesto sobre las Utilidades (formulario 101 para la persona física). De las mismas facturas salen el libro diario, el libro mayor, el estado de resultados y el balance de comprobación, y las facturas a crédito se convierten en cuentas por pagar o por cobrar.

Journal hace ese trabajo sobre las facturas que usted ya reenvía. El detalle de la contabilidad automática está en Contabilidad para PYMES. El IVA mensual, en Declaración de IVA (formulario 150) y, pregunta por pregunta, en Cómo declarar el IVA (formulario 150). La renta y la informativa, en Renta (D-101) y D-151. Los reportes, en Estados financieros. Los saldos a crédito, en Cuentas por pagar y por cobrar.

¿Necesito un ERP?

No. Journal es la opción sencilla y autogestionada para fundadores y empresas que quieren crecer sin montar un ERP pesado ni complicado. Se gestiona usted mismo: el plan de cuentas y las reglas contables ya vienen listos. Empiece en segundos y vea resultados en segundos, sin proyectos de implementación ni costos de implementación.

Cree la cuenta, reciba un buzón y ponga una regla de reenvío en Gmail, Outlook o su correo. Una sola vez. Desde ese momento cada factura electrónica de Hacienda que le reenvíen se registra, se categoriza y genera su asiento. No hay que instalar nada ni dar acceso a su bandeja: Journal solo lee lo reenviado. El panorama de precio, inteligencia artificial y Hacienda está en Software de contabilidad en Costa Rica.

¿Cuánto cuesta?

Un solo plan: $7.99 al mes o $79.90 al año más IVA (el anual equivale a diez meses). Usuarios ilimitados, almacenamiento ilimitado, 30 días de prueba y se cancela cuando quiera. No hay un plan «sin contabilidad» y otro «con contabilidad»: la contabilidad ya viene hecha. Tampoco hay cuota de arranque ni un equipo que le monte el sistema.

Precios en dólares, más IVA (13 %). El mismo plan incluye la recepción de facturas por correo, la categorización, los números del formulario 150, del D-101 y del D-151, y la contabilidad completa.

¿Cómo se conecta con la facturación electrónica?

Journal no emite comprobantes electrónicos. Usted sigue usando su facturador y reenvía a Journal las facturas que emite y las que recibe. Al crear la cuenta recibe un buzón propio. Configure una regla de reenvío en Gmail, Outlook o su correo, una sola vez. Cada XML de Hacienda que le reenvíen se registra: emisor, líneas, impuestos y totales leídos del comprobante. El XML y el PDF quedan junto a cada documento. El detalle de esa regla está en Importación automática desde email. Cómo conectar factura electrónica y contabilidad —recibidas y emitidas, sin digitar— está en Factura electrónica y contabilidad en Costa Rica.

Journal no lee su bandeja: solo lo reenviado. Hacienda, en el Reglamento de Comprobantes Electrónicos, pide almacenar esos XML en soporte electrónico por el plazo de prescripción. Un XML rechazado no sirve para crédito fiscal ni para gasto deducible; el comprobante tiene que ir aceptado y a nombre de la pyme.

¿Qué hace mi contador?

Journal le entrega los números; su contador (o usted) los presenta. El Balance de IVA alimenta el formulario 150. El estado de resultados y los totales por cliente y proveedor son la base del D-101 y del D-151. Usted o su contador pasan esas cifras a la Oficina Virtual de TRIBU-CR y presentan. La declaración jurada es suya ante Hacienda. Journal no presenta ninguna declaración y no es un archivo certificado por Hacienda.

Puede invitar a su contador con su propio usuario, sin costo adicional: los usuarios son ilimitados. Encuentra las facturas ordenadas, los impuestos sumados y los asientos hechos, y puede exportar todo a Excel. Si la inteligencia artificial se equivoca en una categoría, se cambia en un clic. Qué hace esa inteligencia artificial —y qué no hace— está en Contabilidad con inteligencia artificial en Costa Rica.

¿Cómo empiezo?

No hay que instalar nada ni montar un plan de cuentas. Cree la cuenta, reciba un buzón y ponga una regla de reenvío en Gmail, Outlook o su correo. Una sola vez. Empiece en segundos y vea resultados en segundos. Journal no lee su bandeja: solo lo reenviado.

No hay que cambiar de facturador ni pagar un proyecto de implementación. Siga emitiendo las facturas donde ya las emite y reenvíelas al buzón de Journal, las que emite y las que recibe. Se gestiona usted mismo: el plan de cuentas y las reglas contables ya vienen listos. Si compara opciones de contabilidad, la comparación Journal vs Alegra cubre configuración, precio y cómo cambiarse.

  1. Cree su cuenta: Journal le asigna un buzón de correo exclusivo para su empresa.
  2. Configure una regla de reenvío en Gmail, Outlook o su correo, una sola vez.
  3. Cada factura electrónica que llegue se registra, se categoriza con inteligencia artificial y genera su asiento contable. No hay nada más que configurar.

Plazos y recordatorios

Para no olvidar las fechas del formulario 150, de la renta y de los tributos municipales, puede usar el calendario fiscal gratuito calendariofiscalcr.com, que envía alertas por correo según su cantón y actividad económica. Esta guía no publica un listado de plazos: mírelos ahí, con la fuente de cada una.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe hacer un sistema contable para una pyme en Costa Rica?

Registrar ingresos y gastos desde las facturas electrónicas, armar el IVA mensual del formulario 150 (antes D-104), la renta anual D-101, los reportes del período y las cuentas por pagar y por cobrar. Journal lo hace con las facturas que usted reenvía una vez por correo: las registra, las categoriza y genera los asientos.

¿Necesito un ERP?

No. Journal es la opción sencilla y autogestionada para fundadores y empresas que quieren crecer sin un ERP pesado. Empiece en segundos y vea resultados en segundos, sin proyectos de implementación ni costos de implementación. El plan de cuentas ya viene listo.

¿Cuánto cuesta?

Un solo plan: $7.99 al mes o $79.90 al año más IVA, con usuarios y almacenamiento ilimitados y 30 días de prueba. Se cancela cuando quiera. El anual equivale a diez meses. No hay cuota de arranque ni proyecto de implementación.

¿Cómo se conecta con la facturación electrónica?

Journal no emite comprobantes electrónicos. Usted sigue usando su facturador y reenvía a Journal las facturas que emite y las que recibe. Al crear la cuenta recibe un buzón; con una regla de reenvío, cada XML de Hacienda que le reenvíen se registra solo.

¿Qué hace mi contador?

Journal le entrega los números del formulario 150, del D-101 y del D-151. Usted o su contador los presentan en la Oficina Virtual de TRIBU-CR. Puede invitar a su contador con su propio usuario, sin costo adicional. Journal no presenta la declaración.

¿Cómo empiezo?

Cree la cuenta, reciba un buzón y ponga una regla de reenvío en Gmail, Outlook o su correo. Una sola vez. Desde ese momento cada factura electrónica que le reenvíen se registra, se categoriza y genera su asiento, en segundos. No hay que cambiar de facturador ni instalar nada.

Fuentes

En Journal

  • Contabilidad para PYMES: Software de contabilidad para PYMES en Costa Rica, sin implementación. Reenvíe sus facturas y los asientos, libros y estado de resultados salen solos.
  • Importación automática desde email: Reenvíe sus facturas electrónicas al buzón que Journal le asigna y quedan registradas solas. Se configura una vez en Gmail u Outlook.
  • Declaración de IVA (formulario 150): Declaración de IVA / formulario 150 (antes D-104): Journal prepara los números. No presenta en TRIBU-CR ni emite facturas. 30 días gratis.
  • Renta (D-101) y D-151: Ingresos, gastos por categoría y totales por cliente y proveedor: los números para su declaración de renta (D-101) y su informativa D-151.
  • Estados financieros: Estado de resultados y balance de comprobación al instante, con libro diario y libro mayor. La base de sus 4 estados financieros, siempre al día.
  • Cuentas por pagar y por cobrar: Cada factura a crédito se convierte en una cuenta por pagar o por cobrar con su vencimiento. Registre pagos y vea la antigüedad de saldos.

Gastos e ingresos, solos

Sus facturas llegan, se leen y se ordenan sin que usted toque nada.

  • Importación automática desde email: Reenvíe sus facturas electrónicas al buzón que Journal le asigna y quedan registradas solas. Se configura una vez en Gmail u Outlook.
  • Integración con correo: Funciona con Gmail, Outlook y cualquier correo que permita reenviar. Una sola regla y todas sus facturas electrónicas llegan a Journal.
  • Factura desde una foto (IA): Tome una foto del comprobante y la inteligencia artificial extrae emisor, fecha, montos e impuestos. Usted solo revisa y confirma.
  • Categorización de gastos: La inteligencia artificial asigna cada factura a su categoría contable en tres niveles. Usted puede corregirla o crear las suyas.
  • Ventas e ingresos: Journal reconoce las facturas que su empresa emite y las cuenta como ventas. Ingresos y gastos en un solo lugar, sin doble digitación.
  • Búsqueda rápida e inteligente: Encuentre cualquier factura en segundos: por emisor, monto, fecha o lo que se compró. También puede preguntar en lenguaje natural.
  • Notificaciones en tiempo real: Reciba un aviso cada vez que entra una factura, y un resumen semanal y mensual de sus gastos en su correo.
  • Todo en un solo lugar: Un panel con lo que entró, lo que gastó, lo que vendió y lo que debe. Sin papeles, carpetas ni hojas de cálculo.
  • Control de gastos: Sus gastos por categoría, proveedor y período, armados solos a partir de sus facturas. Decida con números, no con corazonadas.
  • Analítica inteligente: Reportes y gráficos de gastos, ingresos e impuestos listos para analizar. Compare períodos y exporte a Excel.
  • Exportar a Excel: Exporte facturas, impuestos, ingresos y reportes contables a Excel. Listos para su contador o para trabajar sus declaraciones.
  • Multimoneda: Journal maneja facturas en colones y en dólares y aplica el tipo de cambio. Vea sus números en la moneda que prefiera.
  • Invite a su equipo: Invite a su contador y a su equipo a la misma organización. Todos ven los mismos números, usuarios ilimitados.
  • Conector con Claude: Conecte Journal con Claude y pregunte por su contabilidad con IA en Costa Rica: libro diario, mayor, estado de resultados y balance de comprobación.

Sus declaraciones

Los números de Hacienda salen de sus propias facturas, cada mes.

  • Desglose de IVA por factura: El IVA de cada factura desglosado por tarifa y período: 13%, 4%, 2%, 1% y exento. El detalle que respalda su declaración.
  • Declaración de IVA (formulario 150): Declaración de IVA / formulario 150 (antes D-104): Journal prepara los números. No presenta en TRIBU-CR ni emite facturas. 30 días gratis.
  • Renta (D-101) y D-151: Ingresos, gastos por categoría y totales por cliente y proveedor: los números para su declaración de renta (D-101) y su informativa D-151.

Contabilidad completa

Cuando la necesite: asientos, saldos y estados sin montar nada.

  • Contabilidad para PYMES: Software de contabilidad para PYMES en Costa Rica, sin implementación. Reenvíe sus facturas y los asientos, libros y estado de resultados salen solos.
  • Estados financieros: Estado de resultados y balance de comprobación al instante, con libro diario y libro mayor. La base de sus 4 estados financieros, siempre al día.
  • Cuentas por pagar y por cobrar: Cada factura a crédito se convierte en una cuenta por pagar o por cobrar con su vencimiento. Registre pagos y vea la antigüedad de saldos.
  • Asientos programables: Programe los asientos recurrentes: alquiler, planilla, depreciación. Journal los registra cada mes en la fecha que usted indique.
  • Cierre de períodos: Abra y cierre períodos contables. Un mes cerrado no recibe más asientos, y lo que llegue tarde se registra en el período abierto.

Un solo plan. Todo incluido.

  • Plan mensual: $7.99 al mes más IVA.
  • Plan anual: $79.90 al año más IVA: dos meses gratis.
  • Usuarios y almacenamiento ilimitados. 30 días de prueba gratuita. Cancele cuando quiera.