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Factura electrónica y contabilidad en Costa Rica: cómo conectarlas sin digitar

Cada comprobante electrónico de Hacienda —XML y PDF— ya trae los datos que la contabilidad necesita: emisor, receptor, código CABYS, IVA desglosado y totales. Un sistema que lee esos XML registra ingresos y gastos sin que usted los digite. En Journal configura una vez el reenvío del correo donde recibe las facturas; Journal las importa, las categoriza y desglosa el IVA de cada una. Es la opción sencilla y autogestionada para fundadores y empresas que quieren crecer sin un ERP pesado: empiece en segundos, sin cuota ni proyecto de implementación. Journal no emite facturas electrónicas y no presenta declaraciones en TRIBU-CR.

Probar 30 días gratis · Precios

¿Puedo importar mis facturas electrónicas a la contabilidad automáticamente?

Sí. El XML que Hacienda autoriza ya incluye emisor, receptor, código CABYS, el IVA desglosado por línea y los totales; el PDF viaja con ese archivo. Quien lee el XML no tiene que volver a digitar esos datos para registrar un ingreso o un gasto: el comprobante es la fuente del asiento.

Journal hace ese trabajo sobre las facturas que usted ya reenvía. Al crear la cuenta recibe un buzón; con una regla de reenvío, cada XML de Hacienda que le reenvíen se registra: emisor, líneas, impuestos y totales leídos del comprobante. Cada factura genera su asiento, sin digitarlo. El XML y el PDF quedan junto a cada documento. El detalle de esa regla está en Importación automática desde email. El IVA de cada factura, separado por tarifa, está en Desglose de IVA por factura. La categoría la asigna la inteligencia artificial, en Categorización de gastos.

De esas mismas facturas salen el estado de resultados y el balance de comprobación, con el libro diario y el libro mayor: Estados financieros. El panorama de precio, Hacienda y cómo empezar está en Software de contabilidad en Costa Rica. Qué sistema contable usar para una pyme está en Sistema contable para pymes en Costa Rica.

¿Qué pasa con las facturas que recibo por correo?

Las que Hacienda le envía —y las que su facturador le reenvía cuando usted emite— llegan a su correo con el XML y el PDF. Journal no lee su bandeja: usted reenvía esas facturas una vez a un buzón propio. La regla se crea en Gmail, Outlook o cualquier correo que permita reenviar, y sigue funcionando sola. Journal confirma que el reenvío quedó bien configurado. Eso está en Integración con correo.

Desde ese momento cada factura electrónica que reciba entra sola, ordenada y sumada. Reenvíe también las que emite desde su facturador: confirme una vez la cédula de su empresa y Journal reconoce las suyas como ventas y las que recibe como gastos, sin doble digitación.

Si un comprobante no llegó por correo —un recibo en papel, el tiquete del parqueo, una factura que se quedó en otra bandeja—, tómele una foto: la IA extrae emisor, fecha, montos e impuestos, y usted revisa y confirma. También puede cargar XML en lote o digitar a mano. El detalle está en Factura desde una foto (IA).

¿Journal emite facturas electrónicas?

No. Journal no es un facturador y no emite comprobantes electrónicos. Sigue usando el facturador que ya tiene —o elige uno— y reenvía a Journal las facturas que emite y las que recibe. Para emitir en Costa Rica necesita un facturador electrónico; una opción es facturadorarkea.com. Hacienda también pone Tico Factura a disposición, sin costo, para generar y firmar comprobantes.

El Reglamento de Comprobantes Electrónicos obliga a los contribuyentes de las leyes de renta e IVA a emitir esos XML. Journal no sustituye esa obligación: lee los comprobantes que usted ya emite y recibe, los guarda y arma la contabilidad. Tico Factura, las consultas públicas y cómo combinar un facturador con Journal están en Herramientas gratuitas para cumplir con Hacienda en Costa Rica. Si compara opciones de contabilidad junto a su facturador, la comparación Journal vs Alegra cubre configuración, precio y cómo cambiarse.

¿Sirve para la declaración de IVA?

Sí, para los números. Journal lee los impuestos de cada línea del XML y arma el Balance de IVA: recaudado, pagado y saldo por tarifa, cada mes, con las notas de crédito restadas. Ese es el insumo del formulario 150 (IVA01, antes D-104), la declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado en TRIBU-CR. El detalle está en Declaración de IVA (formulario 150). Quién presenta, cuándo y cómo está en Cómo declarar el IVA (formulario 150).

Journal no presenta el formulario 150 en TRIBU-CR ni ninguna otra declaración. Usted o su contador pasan las cifras a la Oficina Virtual. Journal no es un archivo certificado por Hacienda ni una garantía de cumplimiento legal. El mismo flujo alimenta la base del D-101 y del D-151: el estado de resultados y los totales por cliente y proveedor.

¿Necesito un contador?

No es obligatorio para usar Journal. Se gestiona usted mismo: el plan de cuentas y las reglas contables ya vienen listos. Empiece en segundos y vea resultados en segundos, sin un ERP pesado ni un proyecto de implementación. Muchas PYMES e independientes invitan a su contador con su propio usuario, sin costo adicional —los usuarios son ilimitados— para que revise facturas, impuestos y asientos, y presente en TRIBU-CR.

Journal le entrega los números; la declaración jurada es suya ante Hacienda. Su contador deja de reconstruir el mes factura por factura y puede exportar todo a Excel.

¿Cuánto cuesta?

Un solo plan: $7.99 al mes o $79.90 al año más IVA (el anual equivale a diez meses). Usuarios ilimitados, almacenamiento ilimitado, 30 días de prueba y se cancela cuando quiera. No hay cuota de arranque ni un equipo que le monte el sistema. La recepción por correo, la categorización, el desglose de IVA y la contabilidad ya vienen en ese plan.

Precios en dólares, más IVA (13 %). El punto es el tiempo: usted reenvía las facturas una vez y deja de digitarlas.

Cómo conectarlas, paso a paso

No hay que instalar nada ni montar un plan de cuentas. Cree la cuenta, reciba un buzón y ponga una regla de reenvío en Gmail, Outlook o su correo. Una sola vez. Empiece en segundos. Journal no lee su bandeja: solo lo reenviado. No hay que cambiar de facturador ni pagar un proyecto de implementación.

  1. Cree su cuenta: Journal le asigna un buzón de correo exclusivo para su empresa.
  2. Configure una regla de reenvío en Gmail, Outlook o su correo, una sola vez, hacia ese buzón, del correo donde recibe las facturas electrónicas —las recibidas y, si emite, las emitidas—.
  3. Cada factura electrónica que llegue se registra, se categoriza con inteligencia artificial, desglosa el IVA y genera su asiento contable. No hay nada más que configurar.
  4. Si un comprobante no llegó por correo, tómele una foto, cargue el XML o dígite a mano.
  5. Abra el Balance de IVA y los estados financieros cuando vaya a declarar. Usted o su contador presentan en TRIBU-CR.

Por qué conservar los XML

El Reglamento de Comprobantes Electrónicos obliga a los contribuyentes de las leyes de renta e IVA a emitir esos XML y a almacenarlos en soporte electrónico por el plazo de prescripción, porque respaldan los asientos. El mismo reglamento pide el mensaje de aceptación de Hacienda como respaldo de la validación: un XML rechazado no sirve para crédito fiscal ni para gasto deducible.

Un PDF suelto no sustituye el XML aceptado. Journal guarda el XML y el PDF junto a cada documento que usted le reenvía, para que cada número de IVA y cada gasto tenga su factura. Pida el XML a su nombre y conserve el acuse de aceptación. El detalle de qué gasto se puede deducir está en Gastos deducibles en Costa Rica.

Plazos y recordatorios

Para no olvidar las fechas del formulario 150, de la renta y de los tributos municipales, puede usar el calendario fiscal gratuito calendariofiscalcr.com, que envía alertas por correo según su cantón y actividad económica. Esta guía no publica un listado de plazos: mírelos ahí, con la fuente de cada una.

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar mis facturas electrónicas a la contabilidad automáticamente?

Sí. Cada comprobante electrónico (XML y PDF) ya trae emisor, receptor, código CABYS, IVA desglosado y totales. Usted reenvía esas facturas una vez a su buzón; Journal las registra, las categoriza, desglosa el IVA y genera el asiento, sin digitar.

¿Qué pasa con las facturas que recibo por correo?

Configure una regla de reenvío hacia el buzón de Journal, una sola vez, en Gmail, Outlook o su correo. Journal no lee su bandeja: solo lo reenviado. Cada XML que le reenvíen se registra solo. Si un comprobante no llegó por correo, tómele una foto, cargue el XML o dígite a mano.

¿Journal emite facturas electrónicas?

No. Journal no es un facturador y no emite comprobantes electrónicos. Sigue usando su facturador —una opción es facturadorarkea.com— y reenvía a Journal las facturas que emite y las que recibe.

¿Sirve para la declaración de IVA?

Sí, para los números. Journal arma el Balance de IVA del formulario 150 (antes D-104): recaudado, pagado y saldo por tarifa, cada mes. Usted o su contador los presentan en la Oficina Virtual de TRIBU-CR. Journal no presenta la declaración.

¿Necesito un contador?

No es obligatorio para usar Journal: se gestiona usted mismo y el plan de cuentas ya viene listo. Puede invitar a su contador con su propio usuario, sin costo adicional. Journal le entrega los números; usted o su contador presentan en TRIBU-CR.

¿Cuánto cuesta?

Un solo plan: $7.99 al mes o $79.90 al año más IVA, con usuarios y almacenamiento ilimitados y 30 días de prueba. Se cancela cuando quiera. El anual equivale a diez meses. No hay cuota de arranque ni proyecto de implementación.

Fuentes

En Journal

  • Importación automática desde email: Reenvíe sus facturas electrónicas al buzón que Journal le asigna y quedan registradas solas. Se configura una vez en Gmail u Outlook.
  • Integración con correo: Funciona con Gmail, Outlook y cualquier correo que permita reenviar. Una sola regla y todas sus facturas electrónicas llegan a Journal.
  • Desglose de IVA por factura: El IVA de cada factura desglosado por tarifa y período: 13%, 4%, 2%, 1% y exento. El detalle que respalda su declaración.
  • Categorización de gastos: La inteligencia artificial asigna cada factura a su categoría contable en tres niveles. Usted puede corregirla o crear las suyas.
  • Declaración de IVA (formulario 150): Declaración de IVA / formulario 150 (antes D-104): Journal prepara los números. No presenta en TRIBU-CR ni emite facturas. 30 días gratis.
  • Estados financieros: Estado de resultados y balance de comprobación al instante, con libro diario y libro mayor. La base de sus 4 estados financieros, siempre al día.
  • Factura desde una foto (IA): Tome una foto del comprobante y la inteligencia artificial extrae emisor, fecha, montos e impuestos. Usted solo revisa y confirma.

Gastos e ingresos, solos

Sus facturas llegan, se leen y se ordenan sin que usted toque nada.

  • Importación automática desde email: Reenvíe sus facturas electrónicas al buzón que Journal le asigna y quedan registradas solas. Se configura una vez en Gmail u Outlook.
  • Integración con correo: Funciona con Gmail, Outlook y cualquier correo que permita reenviar. Una sola regla y todas sus facturas electrónicas llegan a Journal.
  • Factura desde una foto (IA): Tome una foto del comprobante y la inteligencia artificial extrae emisor, fecha, montos e impuestos. Usted solo revisa y confirma.
  • Categorización de gastos: La inteligencia artificial asigna cada factura a su categoría contable en tres niveles. Usted puede corregirla o crear las suyas.
  • Ventas e ingresos: Journal reconoce las facturas que su empresa emite y las cuenta como ventas. Ingresos y gastos en un solo lugar, sin doble digitación.
  • Búsqueda rápida e inteligente: Encuentre cualquier factura en segundos: por emisor, monto, fecha o lo que se compró. También puede preguntar en lenguaje natural.
  • Notificaciones en tiempo real: Reciba un aviso cada vez que entra una factura, y un resumen semanal y mensual de sus gastos en su correo.
  • Todo en un solo lugar: Un panel con lo que entró, lo que gastó, lo que vendió y lo que debe. Sin papeles, carpetas ni hojas de cálculo.
  • Control de gastos: Sus gastos por categoría, proveedor y período, armados solos a partir de sus facturas. Decida con números, no con corazonadas.
  • Analítica inteligente: Reportes y gráficos de gastos, ingresos e impuestos listos para analizar. Compare períodos y exporte a Excel.
  • Exportar a Excel: Exporte facturas, impuestos, ingresos y reportes contables a Excel. Listos para su contador o para trabajar sus declaraciones.
  • Multimoneda: Journal maneja facturas en colones y en dólares y aplica el tipo de cambio. Vea sus números en la moneda que prefiera.
  • Invite a su equipo: Invite a su contador y a su equipo a la misma organización. Todos ven los mismos números, usuarios ilimitados.
  • Conector con Claude: Conecte Journal con Claude y pregunte por su contabilidad con IA en Costa Rica: libro diario, mayor, estado de resultados y balance de comprobación.

Sus declaraciones

Los números de Hacienda salen de sus propias facturas, cada mes.

  • Desglose de IVA por factura: El IVA de cada factura desglosado por tarifa y período: 13%, 4%, 2%, 1% y exento. El detalle que respalda su declaración.
  • Declaración de IVA (formulario 150): Declaración de IVA / formulario 150 (antes D-104): Journal prepara los números. No presenta en TRIBU-CR ni emite facturas. 30 días gratis.
  • Renta (D-101) y D-151: Ingresos, gastos por categoría y totales por cliente y proveedor: los números para su declaración de renta (D-101) y su informativa D-151.

Contabilidad completa

Cuando la necesite: asientos, saldos y estados sin montar nada.

  • Contabilidad para PYMES: Software de contabilidad para PYMES en Costa Rica, sin implementación. Reenvíe sus facturas y los asientos, libros y estado de resultados salen solos.
  • Estados financieros: Estado de resultados y balance de comprobación al instante, con libro diario y libro mayor. La base de sus 4 estados financieros, siempre al día.
  • Cuentas por pagar y por cobrar: Cada factura a crédito se convierte en una cuenta por pagar o por cobrar con su vencimiento. Registre pagos y vea la antigüedad de saldos.
  • Asientos programables: Programe los asientos recurrentes: alquiler, planilla, depreciación. Journal los registra cada mes en la fecha que usted indique.
  • Cierre de períodos: Abra y cierre períodos contables. Un mes cerrado no recibe más asientos, y lo que llegue tarde se registra en el período abierto.

Un solo plan. Todo incluido.

  • Plan mensual: $7.99 al mes más IVA.
  • Plan anual: $79.90 al año más IVA: dos meses gratis.
  • Usuarios y almacenamiento ilimitados. 30 días de prueba gratuita. Cancele cuando quiera.